资料管理系统

资料文件档案的管理现在越来越受到企业的重视,但是企业在进行这些资料的管理的过程中,经常会碰到以下的问题:海量资料文件的存储与管理困难;查找文件缓慢,效率低下;文件版本管理混乱;文件资料安全缺乏保障;文件资料无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。所以资料管理系统也就越来越受到很多企业的青睐。

资料管理系统作为企业的文件档案资料信息化管理系统应该具备以下功能:集中存储管理资料信息、全文检索、权限漏斗管理、文档统计审核、文档借阅归还、资料数据备份、资料数据加密管理等功能。

资料管理系统功能示例

资料管理系统资料管理功能

1)资料管理实现功能

资料管理系统支持企业对资料添加、删除、编辑,并对资料自定义标签信息;
支持以列表形式展示企业所有资料信息,并对所有资料进行权限漏斗设置,同时可以查看资料的日期、借阅、归还状态等;
资料管理系统支持统计目前所有资料的各项数据,如:借阅次数、归还情况、并可以自定义时间段内的统计资料情况,以图表形式做展示;
支持使用者对资料进行自定义检索、组合检索、关键字词检索等进行查找文本资料。

2)资料管理子功能

资料添加:可对公司内部资料进行添加、编辑、删除等操作,添加后直接入库,可添加公司客户资料信息,可添加公司文件文档资料信息,可添加公司项目资料信息等诸多信息内容。

资料列表:列表形式展示公司资料信息, 例如公司项目资料信息,客户资料信息,合同资料信息,文件文档等资料信息,可对资料进行借阅,归还,查看,维护,申请等内容,可对列表信息进行检索,模糊查询,组合查询等内容,保证资料管理的及时性、完整性、系统性。

资料分类:支持文件自定义分类,支持分类无限扩展;支持只读、可编辑,设置企业多维分类属性,建立基于完整企业内容的资料地图,直观地实现企业内容多维度、快速检索使用

资料借阅:资料借阅,可查看借阅详情,借阅时间,借阅人,借阅状态,借阅资料,借阅位置,已经归还日期等。被借阅用户会收到系统申请通知,可根据借阅日期、借阅人、文件编号、文件名称、审批状态等条件组合查询文档借阅信息显示在列表中。

资料归还:资料归还,可查看归还详情,归还时间,归还人,归还状态,归还资料,归还位置,借用者按时归还借用资料。

汇总统计:资料借阅统计,可以统计某时间段内的借阅,归还情况查询,查看不同借阅人的借阅归还情况,并且以列表配合图表的形式展现,使领导可总体查看资料情况,分析数据,及时查看公司策略,把控企业发展方向。

全文检索:对整个文档管理系统中的文件进行文件名以及全文内容等的关键字搜索,在列表中进行显示,可以查看文件的详细信息,并可在线预览及打开文档所在对应目录位置。在文件搜索的基础上,可对文件进行包含文字、文件名、创建人、类型、标签、创建/修改时间进行条件搜索或组合查询并排序

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